Elektronisch sluitsysteem voor Waterschapsbedrijf Limburg
Van onbeheersbaar naar flexibel beheer
Tot voor kort bestond het sluitplan van het Waterschapsbedrijf Limburg uit ruim 1.000 cilinders en nog veel meer sleutels. De uitgifte en registratie hiervan was echter niet goed geregeld en in de loop der jaren was een groot aantal sleutels zelfs verdwenen. Het gevolg was een ‘volledig onbeheersbare’ situatie. Met de implementatie van een bij uitstek voor buiten situaties geschikt elektronisch sluitsysteem is hieraan inmiddels een einde gemaakt.
‘ Het vervangen van de cilinders is het eenvoudigst te realiseren’
Toen Johan Gerritsen zo’n vijf jaar geleden bij het Waterschapsbedrijf Limburg in dienst trad als bedrijfskundig coördinator binnen de Unit Operations een functie waarin hij onder andere verantwoordelijk is voor de 18 zuiveringslocaties en de 150 rioolgemalen kreeg hij ook het sluit plan in zijn takenpakket. Het betrof een mechanisch systeem, bestaande uit ruim 1.000 cilinders en nog meer sleutels. ‘Maar ik stelde al meteen vast dat het volledig onbeheersbaar was’, aldus een eerlijke Gerritsen. Ter illustratie hiervan vertelt hij dat uit zijn eerste inventarisatie bleek dat er 250 generale hoofdsleutels waren uitgegeven, maar dat er nog maar 150 waren te traceren.
‘Dat vond ik schokkend. Men gaf sleutels uit, maar registreerde niet. En zelfs derden beschikten over sleutels van locaties waarvan ik er zelfs geen had.’
Eisen
Voor Gerritsen was deze situatie voldoende reden om bij het management van WBL een verbeterplan in te dienen. Daarin had hij voor de beheer-kant een drietal eisen geformuleerd, waaraan een nieuw sluitsysteem wat hem betreft moest voldoen. ‘Mijn belangrijkste eis betrof een betere beheersbaarheid. Verder moest de sleutel registratie waterdicht zijn. En ten derde wilde ik zelf de mogelijkheid hebben om te pas en te onpas een sleutel in te trekken, ook al was die niet in mijn bezit.’
Aan de operationele kant moest het nieuwe systeem vooral sober en doelmatig zijn, want Gerritsen wilde geen deuren ombouwen of elektriciteitskabels aanleggen. ‘Dat zou te kostbaar worden en bovendien hebben wij op een aantal locaties geen elektriciteit.’ Nadat alle eisen bekend waren en in een spreadsheet samengebracht, kon WBL op zoek naar een geschikte leverancier met een passend systeem. Daaruit kwam het elektronische CyberLock-systeem van Sellox als beste naar voren. Bovendien bleek Sellox in het aanbestedingstraject ook nog eens de economisch meest voordelige inschrijving te hebben gedaan, waarna in november 2009 met de vervanging van het oude sluitsysteem kon worden begonnen.
‘ Mijn belangrijkste eis betrof een betere beheersbaarheid’
Proeflocatie
Omdat onduidelijk was of het nieuwe systeem binnen het eigen Citrix-netwerk kon worden geïmplementeerd, werd gestart met een proeflocatie in Hoensbroek. ‘Daarom hebben we het bij aanvang op ons netwerk gehost’, vertelt Marc Dreu, sales manager bij Sellox. Hij vervolgt: ‘Bovendien is het ook wel gebruikelijk om bij een project van deze omvang met een proeflocatie te starten’, het systeem te testen, en dit door ons te laten begeleiden. WBL is daar absoluut niet uniek in.’
Op de proeflocatie werden om te beginnen de twintig meest gebruikte cilinders vervangen. Gerritsen: ‘Ik wilde zien wat de duurzaamheid ervan was, hoe de sleuteluitgifte functioneerde, hoe de sleutels werkten, en hoe dat alles door de collega’s werd ervaren.’ Al vrij snel werd duidelijk dat het systeem precies deed wat Gerritsen ervan verwachtte. Als voorbeeld noemt hij het moment dat een aannemer die regelmatig op de proeflocatie werkte en waarvan de werkzaamheden waren uitgelopen, boos bij hem op kantoor kwam met de klacht dat hij nergens naar binnen kon, iets wat hij vanuit het verleden niet gewend was. ‘Mensen die niet geautoriseerd waren, stonden nu voor een gesloten deur of poort en kwamen daadwerkelijk niet meer binnen.’
Na vier maanden testen op de proeflocatie was men voldoende tevreden over de resultaten en kon groen licht worden gegeven voor de verdere uitrol van het systeem over alle locaties in de provincie.
Complete uitrol
De complete uitrol werd gefaseerd uitgevoerd. Gestart werd met de 18 zuiveringslocaties, waarna de 150 gemalen volgden. Gerritsen legt uit waarom voor deze fasering werd gekozen: ‘Dat heeft voornamelijk te maken met het feit dat de organisatie moet wennen aan zo’n compleet nieuw systeem. Medewerkers moeten bijvoorbeeld discipline krijgen in het opwaarderen en opladen van sleutels. Om dit te bewerkstelligen hebben we continu via de interne nieuwsbrief en het intranet gecommuniceerd over de status van het nieuwe systeem, en daarin steeds uitgelegd hoe het werkt en instructie gegeven waar de mensen op moeten letten.’ Maar er is ook heel strategisch gekeken naar de volgorde in de vervanging van de cilinders, vertelt Gerritsen. ‘We zijn begonnen met de cilinders bij de werkplekken, omdat men daar de meeste pijn zou voelen. Zodra mensen hun werkplek namelijk niet kunnen bereiken, worden ze alert en zich bewust dat ze voortaan hun sleutel moeten opwaarderen.’
Door deze gefaseerde uitrol was de totale doorlooptijd van het project zo’n twee jaar en kon het medio 2012 worden afgerond. Volgens Voeten is een dergelijke doorlooptijd niet noodzakelijk en kan het zeker sneller. ‘Maar het is wel aan te raden, omdat organisaties eraan moeten wennen en er moet over worden gecommuniceerd. Dat is ook wel onze ervaring. Nogmaals, sneller kan, want het vervangen van de cilinders is wellicht nog wel het eenvoudigst te realiseren.’
Ervaringen
Het wekt geen verbazing dat Gerritsen aan het einde van het interview zich zeer tevreden toont over het nieuwe sluitsysteem, dat in zijn ogen compleet en flexibel is. ‘In mijn carrière is dit het vierde sluitplan waarmee ik werk. Bij mijn vorige werkgevers zijn we er altijd enthousiast mee begonnen, maar verwaterde het uiteindelijk doordat het beheer niet goed ging. En dat is nu juist het belangrijkste winstpunt van dit sluitplan: beheer. Daarmee staat of valt een sluitplan!’